La legge n. 122 del 4 agosto 2022 (pubblicata su G.U. n. 193 del 19 agosto 2022), di conversione del c.d. Decreto Semplificazioni (D.L. 73/2022), è entrata in vigore dal 20 agosto 2022, apportando importanti modifiche in materia di lavoro agile.

In particolare l’art. 41-bis introduce una novità cui prestare attenzione rappresentata da una revisione della forma di comunicazione che i datori di lavoro dovranno utilizzare in presenza di prestazioni di lavoro in modalità agile.
Si riscrive l’art. 23, comma 1, della legge n. 81/2017, prevedendo che dal 1 settembre 2022 i datori di lavoro comunicheranno telematicamente al Ministero del Lavoro i nominativi dei lavoratori interessati, la data di inizio e di cessazione dello smart working, seguendo le modalità definite con un decreto attuativo, pena una sanzione amministrativa per l’impresa inadempiente compresa tra 100 e 500 euro per ogni lavoratore interessato.
Con il D.M. n. 149 del 22 agosto 2022 – e relativi allegati – sono state definite le modalità per assolvere agli obblighi di comunicazione delle informazioni relative all’accordo di lavoro agile.

Sebbene la precedente formulazione normativa prevedesse la necessità per il datore di lavoro di inviare concretamente l’accordo di lavoro agile utilizzando il canale delle comunicazioni obbligatorie – elemento che così viene meno, andando a recepire quell’auspicio di semplificazione contenuto sia nel Protocollo nazionale sul lavoro in modalità agile sottoscritto a dicembre 2021 sia nel nuovo Accordo Nazionale di Sicurezza AntiCovid nei luoghi di lavoro del 30 giugno u.s. – ricordiamo però che in realtà fino al 31 agosto p.v., ai sensi dell’art. 10, comma 2-bis della legge n. 24/2022, vige ancora la possibilità per i datori di lavoro privati di ricorrere al lavoro agile in forma semplificata in assenza degli accordi individuali previsti dalla legge di riferimento.
Come noto, si tratta di una fattispecie introdotta durante il periodo dell’emergenza pandemica, che in termini di adempimenti per l’attivazione comporta semplicemente, da un lato, una comunicazione e una informativa in materia di salute e sicurezza da mandare al lavoratore, dall’altro l’invio della documentazione attraverso il portale del Ministero del Lavoro per le relative comunicazioni obbligatorie.

Modalità semplificata dal 1° settembre

Dal mese di settembre le modalità di comunicazione in materia di lavoro agile saranno sì semplificate rispetto a quanto previsto dalla norma ordinaria precedente, ma verrà meno la possibilità di impiegare un lavoratore in smart working in assenza di un accordo individuale (aderente a quanto previsto dalla legge n. 81/2017).
Nel sottolineare come quest’ultimo profilo potrebbe comportare a livello operativo alcuni opportuni e tempestivi accorgimenti da parte dei datori di lavoro che hanno o intendono avere lavoratori in modalità agile, la situazione che si viene a delineare dal mese di settembre è così riassumibile:

• per accordi individuali di lavoro agile stipulati o modificati a partire dal 1 settembre 2022 la relativa comunicazione va effettuata telematicamente tramite il portale https://servizi.lavoro.gov.it secondo il format di cui all’allegato 1 del decreto e le modalità indicate nell’allegato 2 del decreto: si indicano in sostanza solo i nominativi dei soggetti in smart working e le date di avvio ed eventuale cessazione di questa modalità di svolgimento della prestazione e non c’è necessità di allegare l’accordo individuale, fermo restando che il datore di lavoro lo deve comunque conservare per un periodo di 5 anni dalla sottoscrizione (i dati trasmessi con tali comunicazioni sono messi in automatico a disposizione dell’INAIL);
• restano valide le comunicazioni di lavoro agile già effettuate in base alla disciplina previgente (compresa quelle in forma semplificate inviate sotto la vigenza della normativa emergenziale);
• in via generale, dal 1 settembre 2022 non sarà più possibile impiegare un lavoratore in modalità agile in assenza di un accordo individuale sottoscritto dal lavoratore interessato che risulti aderente a quanto previsto dalla legge di riferimento n. 81/2017, il che comporta la sottoscrizione di un accordo ex novo laddove non risulti affatto presente o un suo adeguamento laddove quello sottoscritto non sia conforme al dettato normativo (tutto ciò anche qualora si ricorra o sia già stato sottoscritto un accordo collettivo sindacale che, infatti, pur rimanendo in vigore deve essere necessariamente accompagnato anche dalla firma da parte del lavoratore di un accordo individuale, elemento previsto espressamente dal legislatore).

Tempistica della comunicazione e sanzione prevista

Con nota del 26 agosto, il Ministero del lavoro fornisce alcune precisazioni.

Nella logica di favorire la semplificazione degli obblighi per i datori di lavoro, la comunicazione telematica di lavoro agile andrà effettuata entro il termine di cinque giorni.

La sanzione prevista in caso di tardiva o mancata comunicazione, come già anticipato, è compresa tra 100 e 500 euro per ogni lavoratore interessato.

Periodo transitorio

Il Ministero del lavoro comunica inoltre che la piena operatività della nuova procedura richiede, tra l’altro, anche l’adeguamento dei sistemi informatici dei datori di lavoro relativamente all’utilizzo dei servizi Rest di invio delle comunicazioni, che presuppongono il colloquio dei sistemi informatici del datore di lavoro con quelli del Ministero e che rappresentano una modalità alternativa all’uso dell’applicativo web sopraindicato.

Per tali ragioni, in fase di prima applicazione delle nuove modalità, l’obbligo della comunicazione potrà essere assolto entro il 1° novembre 2022.

L’accordo individuale

È importante considerare che l’accordo individuale non è un semplice adempimento burocratico e non va sottovalutato. Si tratta infatti di disegnare (e contrattualizzare) modalità di lavoro agile che siano aderenti alle necessità della singola organizzazione, talvolta del singolo reparto o ufficio.
Molti sono gli elementi da regolare:

• La durata dell’accordo (tempo determinato o indeterminato)
• L’alternanza tra i periodi di lavoro all’interno ed all’esterno dei locali aziendali
• I luoghi eventualmente esclusi per il lavoro da remoto
• Le forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro, le condotte che possono dar luogo a responsabilità disciplinari ed in generale gli aspetti relativi all’esecuzione della prestazione lavorativa da remoto
• Le fasce di reperibilità o contattabilità durante la prestazione da remoto
• Gli strumenti di lavoro, i tempi di riposo e le misure tecnico-organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione del dipendente
• Le forme e le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto previsto dall’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori e dalla normativa in materia di protezione dei dati personali
• L’eventuale attività formativa necessaria per svolgere la prestazione in modalità agile, nonché le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali
• Le modalità con cui può essere disposto il richiamo in presenza per esigenze particolari

Naturalmente dove la contrattazione collettiva sia intervenuta regolando l’istituto, le parti dovranno tenerne conto e includere tali previsioni nell’accordo.