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Confcooperative Piemonte Nord

Pubblicato il 16 Marzo 2020

Approvazione dei bilanci: problematiche conseguenti l’emergenza sanitaria da COVID-19

L’aggiornamento a seguito della pubblicazione del DL 18, 17 marzo 2020 #CURAITALIA si trova qui.

Quale impatto hanno l’epidemia da COVID-19 (cd. “Coronavirus”) e i conseguenti decreti emanati dal Presidente del Consiglio l’8 e 9 marzo 2020, sul procedimento di approvazione del bilancio di esercizio, che le imprese cooperative devono affrontare nelle prossime settimane?
Ecco alcune considerazioni.

PREMESSA

Le restrizioni poste dai suddetti decreti, finalizzate al contenimento del contagio sull’intero territorio nazionale, impongono l’adozione di severe misure di sicurezza anche per lo svolgimento dei prossimi Consigli di amministrazione e delle Assemblee deputate all’approvazione del bilancio d’esercizio.

In attesa dei necessari interventi legislativi o interpretativi, di seguito suggeriamo alcune modalità adottabili per lo “slittamento” della redazione del progetto di bilancio a cura degli amministratori, nonché le modalità per la convocazione e lo svolgimento dei Consigli di Amministrazione e delle Assemblee attraverso l’uso di video conferenze.

CONTESTO NORMATIVO ATTUALE

Al di là dell’obiettivo generale di prevenzione e limitazione dell’emergenza sanitaria – che pervade tutti i procedimenti normativi fino ad oggi emanati in relazione all’emergenza sanitaria in corso – tra gli specifici divieti, previsti dai citati decreti del Governo che impattano direttamente sull’iter di approvazione del bilancio, si citano le seguenti disposizioni del D.P.C.M. 8 marzo 2020 (“Ulteriori disposizioni attuative del D.L. 23/02/2020, n. 6”), che, per effetto dell’art. 1 del D.P.C.M. 9 marzo 2020, sono state estese all’intero territorio nazionale:

D.P.C.M. 8 marzo 2020:

Inoltre:

D.P.C.M. 9 marzo 2020

PRIME CONSIDERAZIONI

Sono possibili modalità di convocazione in videoconferenza anche se non previste esplicitamente dallo Statuto?

Al riguardo, è importante evidenziare che al momento, con la recentissima massima “emergenziale” n. 187 dell’11 marzo 2020 rubricata “Intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione”, il Consiglio Notarile di Milano ha affermato che sono valide le Assemblee (quindi, a maggior ragione, i Consigli di amministrazione), svolti in audio o video conferenza, anche se lo statuto sociale non lo prevede (ex art. 2370, co. 4, c.c. per le Assemblee, ed ex art. 2388, co. 1, c.c. per i Cda) e anche se il presidente non si reca nel luogo di convocazione.
Peraltro, non paiono esserci dubbi che, se risultano ammesse le assemblee “a distanza”, sono consentite “a distanza” anche le riunioni dei Consigli di amministrazione, anche nelle ipotesi in cui ciò non sia stabilito nell’atto costitutivo.
Pertanto, non dovrebbe costituire un problema il fatto che lo statuto della società non dica nulla sul punto, in merito allo svolgimento delle adunanze mediante mezzi di telecomunicazione, né il fatto che lo statuto affermi che la validità delle riunioni in audio/videoconferenza è condizionata dalla necessaria presenza, in un unico luogo, del presidente e del segretario verbalizzante, in quanto i D.P.C.M. dell’8 e del 9 marzo scorso autorizzano a superare queste preclusioni.
Infatti, occorre considerare che le disposizioni dei D.P.C.M. 8 e 9 marzo 2020, non solo consentono, bensì impongono l’utilizzo di mezzi di telecomunicazione per le riunioni societarie su tutto il territorio nazionale, stante il divieto di assembramento di persone, per motivi di sicurezza sanitaria.

Quali sono le sanzioni per le adunanze in presenza?

Ai sensi dell’art. 3, co. 4, D.L. 23/02/2020, n. 6 (“Misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19”), richiamato dal D.P.C.M. 08/3/2020, “salvo che il fatto non costituisca più grave reato, il mancato rispetto delle misure di contenimento del presente decreto è punito ai sensi dell’articolo 650 del codice penale”, ossia con l’arresto fino a tre mesi o con l’ammenda fino a euro 206 (laddove, si osserva, l’ammenda non costituisce una sanzione amministrativa, bensì una sanzione penale, che va annotata nel casellario giudiziario personale e che può quindi macchiare la fedina penale).

Pertanto, in attesa di compiute istruzioni legislative e/o di prassi, tali modalità di svolgimento “a distanza” dei Consigli di Amministrazione possono essere estese anche allo svolgimento delle Assemblee Sociali.

ASPETTI PECULIARI NELL’APPROVAZIONE DELLA BOZZA DI BILANCIO D’ESERCIZIO, A SEGUITO DELL’EMERGENZA SANITARIA DA COVID-19

Ai fini dell’approvazione del bilancio d’esercizio in questo periodo storico particolare, a seguito dell’insorgenza dell’emergenza epidemiologica da COVID-19, occorre che le cooperative tengano in considerazione alcuni aspetti:

1. Modalità di convocazione e svolgimento dei Consigli di Amministrazione:

La convocazione dei Consigli di Amministrazione per l’approvazione del progetto di bilancio, attraverso l’uso di mezzi di telecomunicazioni era già prevista come facoltà dall’articolo 2388 co. 1, c.c.

Come visto più sopra, l’eccezionalità dell’attuale situazione consente di fruire di tale modalità senza la limitazione originariamente prevista dalla norma (che imponeva l’espressa previsione statutaria).

Nell’espressione “mezzi di telecomunicazione” deve ritenersi sicuramente compresa sia la video-conferenza (skype, webex, whatsapp video, gotowebinar, ecc..) sia la tele-conferenza (conference call, o chiamata via whatsapp).

La valutazione, se attivare tale modalità di partecipazione per le singole adunanze (salvo che lo statuto non ne imponga sempre l’apprestamento), è rimessa al Presidente del consiglio di amministrazione, cui compete l’organizzazione dell’adunanza.

L’avviso di convocazione del Cda dovrà indicare tale facoltà, esplicitando i canali di comunicazione che la società attiverà per consentire ai consiglieri il collegamento a distanza.

La riunione s’intenderà svolta nel luogo in cui si troveranno il Presidente ed il soggetto verbalizzante, indipendentemente dalla collocazione territoriale dei luoghi audio/video degli altri amministratori collegati.

I mezzi di telecomunicazione utilizzati devono consentire al Presidente del consiglio di amministrazione, l’identificazione dei consiglieri intervenuti e l’attribuzione della provenienza del voto.

A tutti gli amministratori intervenuti in collegamento deve essere consentito di partecipare alla discussione, intervenire in tempo reale durante la trattazione degli argomenti esaminati, nel rispetto del principio di parità di trattamento, e di partecipare alla votazione simultanea sugli argomenti all’ordine del giorno, nonché, quando necessario, di visionare, ricevere o trasmettere documenti.

Il verbale dell’adunanza del Cda dovrà attestare la dislocazione degli intervenuti, preferibilmente indicando da dove e attraverso quali mezzi avviene il collegamento, se le dichiarazioni percepite dal verbalizzante giungano a lui direttamente (ad esempio, attraverso dichiarazioni scritte via e-mail) o attraverso strumenti di comunicazione audiovisivi (ad esempio, attraverso dichiarazioni rese in collegamento).

Soprattutto, sarà importante far rilevare dal verbale se il collegamento con i soggetti distanti sia stato effettivo e continuo, consentendo ad essi una piena partecipazione, e se a tutti gli intervenuti, sia fisicamente che virtualmente, sia stata garantita una adeguata interazione.

La principale fattispecie problematica, in caso di intervento nelle adunanze del Consiglio con mezzi di telecomunicazione, è rappresentata da eventuali fenomeni di insufficiente percezione di immagini e/o suoni, fino ad arrivare all’ipotesi di blackout.

Nel caso in cui il collegamento sia difettoso sin dall’inizio – ossia prima dell’inizio della riunione – sarà impossibile il regolare avvio dei lavori consigliari.

Qualora, invece, il collegamento, inizialmente instaurato, venga meno durante i lavori – per tutti, o anche solo per qualcuno degli intervenuti – questi devono essere momentaneamente interrotti ad opera del Presidente e, se non è possibile ripristinare il collegamento in tempi congrui, il Cda deve essere definitivamente sospeso e devono essere fissati il luogo, la data e l’ora per la sua prosecuzione. Tale rinvio rientra probabilmente tra i poteri del Presidente, o quantomeno lo potrà deliberare la maggioranza dei consiglieri sulla base della prassi ammessa del c.d. “rinvio della maggioranza”.

Qualora non si acceda alla ricostruzione sopra effettuata, l’unica alternativa rimarrà quella di interrompere definitivamente il Cda e di procedere ad una nuova convocazione.

Se, infine, l’interruzione del collegamento si verifica durante le votazioni, queste dovranno essere ripetute, essendo altrimenti il Presidente impossibilitato a proclamarne il relativo esito.

Il verbale dovrà dare atto di tutte le eventuali anomalie ed interruzioni del collegamento e dei rimedi adottati al fine di poterne giudicare la congruità e legittimità.

2. Rinuncia ai termini di cui all’art. 2429, co. 1, C.C.:

Si ricorda che il Consiglio di Amministrazione, di norma, approva il progetto di bilancio entro il 31 marzo di ciascun esercizio (quest’anno il termine è il 30 marzo, essendo il 2020 un anno bisestile).

Tale scadenza consente di rispettare gli ulteriori termini posti sia dall’art. 2429, co. 1, cod. civ. (“Il bilancio deve essere comunicato dagli amministratori al collegio sindacale e al soggetto incaricato della revisione legale dei conti, con la relazione, almeno trenta giorni prima di quello fissato per l’assemblea che deve discuterlo”), sia dall’art. 2429, co. 3, cod. civ. (“Il bilancio .. deve restare depositato in copia nella sede della società, insieme con le relazioni degli amministratori, dei sindaci e del soggetto incaricato della revisione legale dei conti, durante i quindici giorni che precedono l’assemblea, e finché sia approvato. I soci possono prenderne visione”) e sia dall’art. 2364 cod. civ. (“L’assemblea ordinaria deve essere convocata almeno una volta l’anno, entro il termine stabilito dallo statuto e comunque non superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale”).

Tuttavia, se gli ultimi due termini ora richiamati devono essere obbligatoriamente rispettati dalle società, il termine indicato nell’art. 2429, co. 1, cod. civ. può essere superato, poiché il collegio sindacale e il soggetto incaricato della revisione legale dei conti, possono rinunciare al termine di 30 giorni previsto a loro favore da tale norma, a condizione che il minor lasso di tempo messo a disposizione, non pregiudichi il loro corretto e esauriente esame del progetto di bilancio.

Dunque, quest’anno, al fine di consentire alle società un più ampio tempo per la redazione della bozza di bilancio, e pur nella considerazione delle molteplicità delle varie situazioni societarie, gli organi di controllo/revisori legali potrebbero valutare anche questa loro facoltà.

3. Allungamento della data di convocazione dell’Assemblea dei soci

Nel caso in cui il Consiglio si sia riunito ed abbia deliberato il progetto di bilancio, quest’anno si consiglia vivamente di convocare l’Assemblea di approvazione dello stesso in prima convocazione negli ultimi giorni del mese di aprile ed in seconda convocazione negli ultimi giorni di maggio (con l’avvertenza del rispetto del termine di 120 giorni per la prima convocazione, tenuto conto dell’anno bisestile, e ricordando che tra la prima e la seconda convocazione non devono decorrere più di 30 giorni).

4. Facoltà di fruizione del maggior termine di 180 giorni per la convocazione dell’Assemblea di bilancio

Il Consiglio, convocato per l’approvazione del progetto di bilancio, può deliberare di avvalersi del maggior termine di 180 giorni al fine di convocare l’Assemblea per l’approvazione del bilancio.

L’articolo 2364 c.c. prevede che l’approvazione può avvenire entro il maggior termine di 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio, esclusivamente se tale possibilità è prevista dallo statuto, se sussistono specifiche esigenze connesse con la struttura e l’oggetto della società e se il Cda, convocato nel termine di legge per l’approvazione della bozza di bilancio, deliberi espressamente di avvalersi della facoltà di fruire del differimento della convocazione dell’assemblea dei soci entro il termine di 180 giorni, per specifici ed obiettivi motivi, da indicare esplicitamente nel verbale stesso del Cda e da segnalare nella Relazione sulla gestione (ovvero, nella Nota integrativa, nel caso in cui non sussista l’obbligo di redazione della Relazione sulla gestione).

Non vi è dubbio che tra le ragioni che giustificano il ricorso al maggiore termine (fino a 180 giorni), siano da individuare l’emergenza sanitaria da COVID-19 e le conseguenti misure di ordine pubbliche per il contenimento e la gestione della stessa, che caratterizzano l’attuale contesto storico, in quanto, in forza delle prescrizioni della pubblica autorità -ed in particolare di quelle contenute nei decreti della Presidenza del Consiglio sopra richiamati – tutto ciò incide sull’organizzazione e sul funzionamento della struttura delle società, così come sull’organizzazione e sul funzionamento delle eventuali società di servizi/studi commerciali che forniscono assistenza e consulenza alle società clienti, per la redazione del bilancio d’esercizio.

5. Impossibilità di utilizzare mezzi di telecomunicazione per lo svolgimento dei Consigli di Amministrazione

Nel caso in cui non sia possibile procedere allo svolgimento del Consiglio di Amministrazione, neppure utilizzando i mezzi di telecomunicazione, non sussistendo le condizioni richiamate nel precedente punto A), siamo comunque confidenti del fatto che, nei prossimi giorni, saranno emanati provvedimenti da parte delle autorità preposte, che consentiranno di regolare tali situazioni.

È presumibile, infatti, che, tenuto conto delle condizioni eccezionali del momento e, quindi, della materiale impossibilità, in molte situazioni, di porre in essere le prescrizioni relative al procedimento di approvazione del bilancio, sarà dettata dal legislatore una diversa modalità di gestione del procedimento stesso (anche in riferimento alle tempistiche) e potranno essere previste delle esimenti alle sanzioni oggi operative.

CONCLUSIONI

Considerati gli svariati casi che potranno nel concreto presentarsi sul territorio, rimaniamo ovviamente a disposizione di tutte le cooperative per la ricezione di eventuali quesiti o richieste di chiarimenti sul tema, contattando l’ufficio societario di Confcooperative Piemonte Nord nella persona di Cesare Benvenuti alla mail cesare.benvenuti@confpiemontenord.coop,  oppure telefonicamente.

In ogni caso, nell’ipotesi di ulteriori novità legislative o comunque di provvedimenti che incidono sulla materia in oggetto, sarà nostra cura darne immediata comunicazione.